Организация деловых поездок и командировок сотрудников

Приоритетный сервис для каждого клиента. Ваш персональный менеджер знает предпочтения компании и подбирает оптимальные маршруты и тарифы, а поддержка работает круглосуточно.

Разработка и внедрение travel policy

Отчётность по статьям затрат, подразделениям и грейдам

Оптимизация затрат на командировки

Соглашение об уровне обслуживания

Лимиты, категории размещения, классы перелёта, схемы согласования — под структуру вашей компании.

Анализируем эффективность расходования бюджета в моменте.

Специальные тарифы, трёхсторонние договоры с поставщиками услуг, контроль соблюдения лимитов и travel policy, мониторинг цен в момент бронирования услуг.

Готовы зафиксировать сроки в договоре и отвечать за их соблюдение рублём.

Все услуги для организации командировок

Авиа и железнодорожные билеты, гостиницы, трансферы, визы, бизнес-залы, деловая авиация.

Персональный менеджер

Все ваши поездки ведёт один человек, который знает предпочтения компании и требования вашей бухгалтерии. Каждую заявку он принимает с полным пониманием контекста.

Отсрочка платежа

Мы предоставляем нашим клиентам отсрочку платежа. Оплата производится два раза в месяц на основании консолидированного отчёта о предоставленных услугах.

Мы точно вам подходим, если

Командировок стало больше, а процесс ещё не выстроен

Агентство, где вы обслуживались, вошло в состав крупного холдинга

Есть подрядчик, но качество работы снизилось

Поездки оформляются самостоятельно

Поездки перестали быть разовой задачей, но кто и как их организует — до конца не определено. Возьмём это на себя: разработаем travel-политику, выстроим процесс от порядка согласования заявок до пакета закрывающих документов, чтобы вам не пришлось придумывать его самим.

Вместе со сменой владельца ушёл менеджер, который хорошо знал вашу компанию. Теперь запросы уходят на общий адрес, а ответа приходится ждать до вечера. Мы работаем с ограниченным числом клиентов — чтобы у вас снова был человек, который помнит ваши маршруты и предпочтения руководителя, а не просто принимает заявку.

Со временем сервис становится формальным: ответы по регламенту, сроки на грани, отказ там, где раньше находили решение. Предлагаем начать с нескольких поездок — без расторжения текущего договора, чтобы вы могли сравнить на практике.

Агрегаторы и сервисы бронирования могут предоставить хорошую цену, но всю работу оставляют вам: подобрать, сверить, оформить, собрать документы. А при отмене рейса в ответ приходит шаблонное письмо, и решать вопрос приходится самостоятельно — обычно в самый неудобный момент.

Услуги для организации деловой поездки

Авиабилеты

Железнодорожные билеты

Отели и апартаменты

Трансферы

Визы и приглашения

Бизнес-залы и деловая авиация

Страхование

Все направления, сложные стыковки, подбор оптимального тарифа

По России и странам СНГ

Собственная база корпоративных тарифов, подбор под требования и бюджет

Встреча в аэропорту, аренда автомобиля с водителем на день, автобусы для групп

Оформление документов, запись в визовый центр, сопровождение до получения

Обслуживание повышенной категории в аэропортах России и других стран

Медицинское, от невыезда, для мультивизы

Кому мы можем быть полезны

Travel-менеджеру

Бухгалтерии

Руководителю и финансовому директору

Порядок работы

Заявка

Подбор и согласование

Бронирование и сопровождение

В течение 10-ти минут менеджер подтвердит получение заявки и начало обработки, а в течение 2-х часов предложит варианты с ценами и маршрутами с учётом существующей travel-политики.

Менеджер оформляет билеты, размещение и другие услуги, следит за изменениями в расписании. Если перевозчик что‑то меняет, вы узнаёте об этом от нас вместе с готовым решением.

Документы и отчётность

Оплата

Комплект закрывающих документов до 15 и 30 числа месяца, следующего за отчётным. Консолидированный счёт за период, выгрузка данных для 1С и реестры. Отчёты по статьям затрат, подразделениям и грейдам.

Оплата услуг производится два раза в месяц по консолидированному отчёту.

Менеджер подберёт альтернативный маршрут, договорится с гостиницей о позднем заезде или продлении брони, при необходимости организует размещение и трансфер. Утром ваш персональный менеджер продолжит вести поездку — передавать ему информацию вам не нужно.

Поддержка в нерабочее время и в нештатных ситуациях

Основную работу по вашим поездкам ведёт персональный менеджер в рабочие часы. В нерабочее время, в выходные и в праздники на связи дежурный менеджер — у него есть доступ ко всем вашим бронированиям, поэтому объяснять ситуацию с самого начала не придётся.

Как начать сотрудничество

Если вы переходите от другого подрядчика

Уже оформленные бронирования

Перенос данных

Что требуется от ваших сотрудников

Постепенный переход

Перенос активных бронирований по ещё не совершённым поездкам может быть запрещён или ограничен условиями договоров с поставщиками — авиакомпаниями и гостиницами. Как правило, прежние бронирования остаются в старом агентстве, а новые оформляются уже через нас.

Вам не нужно разбираться в форматах и системах: наши специалисты помогут с выгрузкой данных от прежнего поставщика и аккуратно перенесут их на нашу платформу. Программы лояльности, привычные гостиницы, места в самолёте — ничего не потеряется.

Смена агентства — серьёзное изменение, и мы не будем утверждать, что оно пройдёт незаметно. Процесс занимает от 30 до 90 дней в зависимости от сложности вашей инфраструктуры: интеграций, объёма данных, количества сотрудников. При этом активное участие вашей команды потребуется только на начальном этапе и займёт не более 15−20 минут на человека.

Начать можно с части поездок или отдельных подразделений, не расторгая договор с текущим подрядчиком, — чтобы сравнить качество работы и сгладить переход.

Расчёт условий

Договор

Знакомство с менеджером

Первая заявка

Расскажите об объёме и структуре поездок — сколько командировок в месяц, какие направления, что важно вашим сотрудникам. Вернёмся с расчётом условий под ваш профиль.

Согласовываем коммерческие условия и подписываем договор. По вашему запросу дополняем его соглашением об уровне обслуживания с измеримыми сроками.

Передаём контакты персонального менеджера и всех ответственных сотрудников. Проводим первую встречу, на которой фиксируем предпочтения руководителя, внутренние правила поездок и требования вашей бухгалтерии.

Разберём вашу ситуацию и предложим план перехода под ваши процессы

Нам доверяют организацию поездок с 2012 года

Частые вопросы